Wenn Software zur Kostenfalle wird – ein Praxisbeispiel aus unserem Rathaus

42 verschiedene Softwareprodukte. Diese Zahl klingt zunächst wie ein Zeichen digitaler Reife – schließlich hat die Verwaltung für jeden Bedarf ein passendes Werkzeug. Doch der Blick auf die Kosten erzählt eine andere Geschichte.

In der Gemeinde Schwielowsee mit 50 Beschäftigten in der Verwaltung summieren sich die Lizenz- und Wartungskosten auf jährlich rund Euro 515.000.  Diese teilen sich wie folgt auf ca. Euro 195.000 für Software-Lizenzen und Euro 315.00 für Wartung. Das entspricht einem Aufwand von 10.300 Euro pro Arbeitsplatz und Jahr – und liegt damit weit über dem, was vergleichbare Organisationen ausgeben.

Als Beispiel: Der Bayerische Kommunale Prüfungsverband empfiehlt für IT-Kosten pro digitalisierten Arbeitsplatz einen Wert von 4.500 € pro Jahr!

Für die Software-Wartungskosten wir es noch dramatischer. Im Markt für Verwaltungssoftware sind jährliche Wartungssätze zwischen 12 und 25 Prozent der Lizenzpreise üblich. Das wären im Fall der Gemeinde Schwielowsee maximal Euro 50.000. Wir leisten uns dagegen Euro 315.000 pro Jahr. Wie kann das sein?

Dabei sind in dieser Zahl noch keine Hardware-, Personal- oder Schulungskosten enthalten – nur Lizenzen und Wartung.

Warum wächst die Softwarelandschaft so?

Software entsteht in Verwaltungen selten durch einen Masterplan, sondern durch Zuwachs. Jede Fachabteilung löst irgendwann ihr Problem mit einem neuen Tool. Eine Fachsoftware hier, ein Onlineformular-Werkzeug dort, dazu ein Dokumentenmanagementsystem, eine Zeiterfassungslösung, Buchhaltung, Meldewesen, Kasse – und plötzlich stehen 42 Produkte auf der Liste. Viele davon überschneiden sich in ihren Funktionen, kaum eines spricht mit dem anderen.

Viele Organisationen zahlen für Softwarefunktionen, die schlicht nie genutzt werden – das gilt im öffentlichen wie im privatwirtschaftlichen Bereich gleichermaßen. Hinzu kommt der Aufwand, der sich hinter den Kulissen verbirgt: Für jedes System braucht es Ansprechpartner, Updates, Schulungen, Schnittstellen und im Zweifel Support.

Eine fragmentierte Softwarelandschaft erhöht die Ausfallwahrscheinlichkeit, weil mehr Systeme mehr potenzielle Fehlerquellen bedeuten. Und sie bindet Mitarbeitende, die zwischen Anwendungen wechseln, Daten doppelt pflegen und Medienbrüche überbrücken müssen.

Was wäre zu tun?

Wir haben in den Ortsbeiräten sowie der Gemeindevertretung für ein Projekt geworben, welches das Problem anpackt die Kosten senkt und die Verwaltungsprozesse verbessern soll. Jedoch leider erfolglos. Trotz angespannter Haushaltslage wird weiter verwaltet wie zuvor. Ja noch viel besser, eine neue Insellösung für das Tourismus-Büro wird angeschafft – Bravo

Dabei wäre der erste Schritt so simpel: eine vollständige Bestandsaufnahme. Welche Software ist im Einsatz? Wer nutzt sie wirklich? Und wo gibt es Überschneidungen? Ein konsequentes Software-Audit – mit dem Ziel, ungenutzte Lizenzen zu kündigen, überdimensionierte Pakete zurückzustufen und doppelte Lösungen zu identifizieren.  

Danach geht es um Konsolidierung: Weniger Systeme, die dafür besser integriert sind. Das ist einer langen Liste von Einzellösungen überlegen – für das Budget, für die Nutzenden und für die IT-Betreuung.

Zudem wäre es sinnvoll sich von Amerikanischen Lizenzprodukten wie Microsoft oder Adobe zu lösen und auf Open Source Lösungen zurückzugreifen. Das verringert nicht nur Lizenzkosten, es macht die Gemeinde unabhängiger und die Daten sicherer.

Warum das in anderen Gemeinden funktioniert und in Schwielowsee nicht ist uns rätselhaft.

42+X Softwareprodukte sind kein Zeichen von Stärke. Sie sind ein Signal, dass es Zeit ist, innezuhalten und neu zu sortieren.

Stefan Fellenberg, 25.6.2026